Önnek is lehet szoftverrobotja, amely kattint és gépel az ember helyett! (x)
Virtuális kolléga a cégben, avagy: hogyan dolgoznak a szoftverrobotok? A technológia nem új, már kisebb vállalkozásoknak is elérhető, és megoldást nyújt olyan kihívásokra, mint a munkaerőhiány és az üzletmenet folytonosságának fenntartása. Az alábbi szempontok és megfontolások minden cégvezetőnek hasznosak lehetnek.
Robotok a történelemben
Az ember fantáziáját az eszközhasználat óta foglalkoztatja, hogyan tudja a fáradtságos fizikai munkát mesterséges eszközök segítségével kiváltani. Kempelen Farkas 18. századi sakkozógépe, „A Török” még nem volt a mai fogalmaink szerint vett robot. Egyes források szerint a gépet egy ember irányította. Isaac Asimov 20. századi robotos regényeiben a gépek „emberszabású”, önállóan cselekvő és döntést hozó, intelligens, mesterséges fizikai lények, akiket köt a robotika 3 törvénye – de még csak a képzelet szüleményei.
A 21. század elején már eljutott oda a technológia, hogy az iparban, a fizikai munka kiváltására elterjedtek olyan funkcionális testtel rendelkező robotok, amelyek előre megírt program szerint működve utánozzák az ember cselekedeteit.
A 2010-es években pedig megjelentek a fizikai testtel nem rendelkező, úgynevezett szoftverrobotok is, amik úgy képesek interakcióba lépni különböző szoftverekkel, utánozni az egérkattintást és billentyűleütést, mintha emberek lennének. Látni a szoftverrobotokat működés közben olyan, mintha egy szellemzongoristát nézne az ember: a képernyőn mozog az egérkurzor, alkalmazások nyílnak meg és záródnak be, a beviteli mezők pedig megtelnek adattal: számokkal, betűkkel. A számítógép előtt viszont nem ül ember.
A szoftverrobotok köztünk járnak
Leegyszerűsítve a különbség szemléltetésére: a fizikai robot az ember fizikai cselekvését imitálja, a szoftverrobot pedig a virtuális cselekvését: egérkattintásokat, billentyűleütéseket.
Így be tud jelentkezni alkalmazásokba, ott elnavigál a kívánt felületre, kitölti az űrlapot, lefuttatja a riportot, tehát képes bármire, amire egy humán felhasználó, csak pontosan le kell neki írni, hogy mit csináljon. Képes megnyitni weblapokat, adatokat kimásolni és beírni, funkciókat használni. Figyeli az email-fiókokat és mappákat: megtaníthatjuk neki, hogy a feltételeknek megfelelő (pl.: „subject”, „from” stb.) email csatolmányát mindig egy adott mappába mentse, segítségével minden adat kinyerhető az emailből: email-fejlécadatok, szövegtörzs-adatok, html-kódok, csatolmányok. Gondolkodni a fizikai robotokhoz hasonlóan nem képes, előre megírt lépéssort, előre definiált szabályok szerint hajt végre.
A fizikai- és szoftverrobotok nem újdonságok. Ez olyannyira igaz, hogy a Gartner 2020-ban már nem is szerepelteti a robotikát a technológiai újdonságokról szóló éves „Hype Cycle” jelentésében. A fizikai robotok alkalmazása a gazdasági életben elterjedt. Az összes autógyártó használ ilyen gépeket, de más ipari vállalatoknál is jelen vannak. Ma az Ipar 4.0-ban a robotikánál izgalmasabb téma a Machine Learning, az Artificial Inteligence, az Edge Computing és az 5G is.
A szoftverrobotok elterjedését talán legjobban az Robotic Process Automation (RPA) szoftverszegmens árbevételének alakulása mutatja. A Gartner 2020. májusi jelentése szerint a globális RPA szoftverszegmens árbevétele 62,9%-kal növekedett 2019-ben az előző évhez képest és érte el az 1,4 milliárd dolláros forgalmat. Ezzel az RPA lett a legnagyobb ütemben növekvő vállalati szoftver szegmens.
A McKinsey&Co 2018. májusi „Átalakuló munkahelyek: az automatizálás hatása Magyarországon” tanulmány kimondja, hogy a „jelenleg rendelkezésre álló technológiákkal a magyar munkaórák 49 százalékát lehetne automatizálni”. Ne indítsunk technofób, gépromboló mozgalmat! A luddista munkásokat felkészületlenül érte a változás és nem volt sem a társadalom, sem az állam képes az ipari forradalom negatív társadalmi hatásainak csökkentésére. Napjainkban viszont van bőven információja a társadalomnak és az államnak, tanulmányok születnek, közbeszélgetéseket rendeznek, sőt, olyan weblapot is csináltak, ami megmondja, hogy elveszik-e a robotok a munkád. Így lényegesen több információnk és eszközünk van, hogy tudatosan kezeljük ezt a technológiai változást.
A szoftverrobot nem csak globális high-tech cégek úri mulatsága
Az RPA technológiával életre hívott szoftverrobotok használata iparág- és folyamat-agnosztikus. Tehát nem mondhatjuk például azt, hogy csak a pénzügyi szolgáltatók (bankok) back office üzleti folyamatainak automatizálására alkalmas, bár tény, hogy a bankok és multinacionális vállalatok élen járnak a technológia adaptálásában.
A különböző RPA-platform árak csökkenő tendenciát mutatnak, illetve látható a piacvezető termékek víziójában, hogy a nagyvállalati szegmensnek szánt csomagok mellett olyan terméket is kínálnak, amelyek a kisebb IT-büdzsével rendelkező cégeket célozzák. Ilyen elemek a Cloud, a Community Edition, a kiterjedt szakértői partnerhálózat és az alacsonyabb implementációs költségek.
Felhők fölött a Nap
A Cloud még mindig buzz-word a világon és Magyarországon is. A nagyobb RPA platformokat a felhasználók felhőszolgáltatásként is igénybe vehetik. Ennek előnye, hogy a platform használatához szükséges hardver- és szoftverinfrastruktúra beszerzése, telepítése, beállítása és üzemeltetése a szolgáltatót terheli. Illetve előnye még, hogy a számítási- és tárhelykapacitás rugalmas, nem jelent rövid távon korlátot, hiszen ha több automatizációt akarunk futtatni, vagy a szervernek több felhasználót kell kiszolgálnia, akkor a felhőszolgáltató rendszerei azonnal több erőforrást allokálnak a mi példányunkra.
Community Edition
A vezető RPA platformoknak van ún. Community Edition verziója. Ezek ingyenes, funkcionalitásukban némileg korlátozott vagy a legújabb funkcionalitásokat még nem tartalmazó szoftver verziók, amit a KKV kritériumnak megfelelő cégek még üzleti tevékenységre is használhatnak.
Tapasztalatunk szerint a CE verzió funkcionalitása és stabilitása a kezdeti időkben elegendő a KKV szektornak.
Egy nagykereskedelemmel foglalkozó partnerünknél pár hetes felmérés, tervezés és fejlesztés után, az Automation Anywhere Community Edition platformját használva, napi 1,5 órányi munkát váltottunk ki szoftverrobottal. Mivel a folyamat a napi szinten végzett rendelés a feldolgozás része, ezért éves szinten kb. 45 munkanap szabadul fel, ami így jelentősen csökkenti a munkatársak leterheltségét és a túlórák számát. Az Ixenit szakmai blogján meg is nézheti a robotot működés közben!
Alacsonyabb implementációs költségek
Az újabb és újabb gyártói fejlesztések az implementációs költség csökkenésének irányába hatnak. Egyrészt a funkcionalitást az üzleti felhasználókra is szabják, így a platform szerkesztői komponense támogatja a kódnézetet (az IT-nak), és a folyamatábra-nézetet is (az üzletnek). Továbbá sok beépített parancs van, amiket „csak” paraméterezni szükséges.
Az implementációs költségeket csökkenti még, hogy a platform saját piacteréről letölthetők kész szoftverrobotok is. A cél úgy tűnik az, hogy az RPA egy olyan eszköz legyen az üzleti felhasználóknak, mint ma a standard irodai alkalmazások.
Kiterjedt szakértői hálózat
Az RPA nem gyerekjáték, de nem is rakétatudomány. A vezető RPA-gyártók komoly mértékű erőforrást fektetnek a megfelelő mennyiségű és minőségű szakértő biztosításába. Elemzői és implementációs keretrendszert és online tananyagokat fejlesztenek, on-demand tréningeket és rendszeres webinarokat tartanak, szakmai akkreditációs rendszert működtetnek, szakmai rendezvényeket és versenyeket szerveznek. Habár a nagyobb RPA szoftver gyártók, az Automation Anywhere és a UiPath is rendelkeznek saját szakmai szolgáltató kapacitással, de jellemzően ezeket a szolgáltatásokat helyi partnereik végzik, mint amilyen az Ixenit is a régióban.
Az Automation Anywhere University itt érhető el, míg a UiPath Academy itt.
A cégek, felhasználók eldönthetik, hogy kiépítenek saját RPA kompetenciát vagy szakértő segítségét kérik. Persze ez nem vagy-vagy kérdés, nagyvállalatoknál látunk példát arra, hogy egy szakértői csapat segítségével kezdik el a belső kompetencia kiépítését, tervezik és valósítják meg a kezdeti „quick win” automatizációkat, majd fokozatosan internalizálják az RPA funkciókat.
Mi mindenkinek ajánljuk szakértő bevonását, mert jelentősen lerövidíthetik a tanulási görbét és így gyorsabban, jobb eredmény érhető el. Különösen igaz ez, ha beruház egy enterprise verzióba és minél jobban ki akarja használni a robot kapacitását, ugyanis a nagyobb RPA gyártók robot-futásidőt adnak el. Azaz akármennyi programot lehet írni a robotnak, az egyszerre csak egy programot fog futtatni, így az évi 8760 robotórát érdemes minél nagyobb százalékban, minél előbb kihasználni.
A szoftverrobotok használata
Még nem értünk el a robotokat programozó robotokig, illetve a tanulásra képes és/vagy mesterséges intelligenciával rendelkező gépekig, ezért az RPA a felhasználó részéről szakértelmet, szakmai munkát és felügyeletet igényel.
Habár a cél az, hogy digitális (jellemzően üzleti) folyamatokat automatizáljunk szoftverrobotokkal az elejétől a végéig, ezt elérni sokszor nem egyszerű feladat és jobb előre látni a technikai akadályokat és előre jelezni a várható hasznokat és költségeket.
Mire figyeljünk?
Ha valaki szoftverrobotokban gondolkodik, a folyamatok feltérképezése és elemzése az első lépés. Végig kell nézni az összes folyamatot és vizsgálni, hogy RPA-vel automatizálható-e, illetve hogy megéri-e automatizálni. Ugyanis a szoftverrobotok használatának eredményessége – pl. egy ügyviteli szoftverhez képest – jobban számszerűsíthető, így a megtérülés (ROI) is jobban mérhető.
Mivel a szoftverrobot csak digitális környezetben tud dolgozni, ezért szükséges, hogy a folyamat ne érintkezzen a fizikai térrel. Ha egy üzleti folyamat része, hogy kinyomtatunk valamilyen bizonylatot, majd azt átvisszük a főnökhöz aláírni, akkor az RPA-vel nem lesz automatizálható. Ilyenkor célszerű a folyamatot először digitalizálni, elektronikus jóváhagyórendszert és bizonylatokat bevezetni.
A szoftverrobot csak strukturált adatokkal tud dolgozni. Egy táblázatban szerepelő adatok általában strukturáltak, de egy email szabad szövege már nem az. Egy számla vagy megrendelő már csak kvázi strukturált, hiszen jellemzően tartalmaz szabad szöveget és táblázatot is. Az ilyen adatok feldolgozásához már nem elég az RPA, más Intelligent Document Processing eszköz is szükséges, ha a manuális adattisztitást el akarjuk kerülni.
A szoftverrobot akkor éri el a legnagyobb megtakarítást, ha a folyamat kellően standard, azaz alacsony a kivételek aránya. Azaz tranzakciótól (például vevőtől) függetlenül az üzleti folyamat ugyanúgy, azonos lépéseken keresztül megy-e végbe. Ha sok kivétel van, akkor a programozás és a karbantartás költsége lassan vagy nem térül meg. Ilyenkor az automatizáció előtt érdemes a folyamatot fejleszteni a standardizáltság irányába.
Mivel az implementációs és üzemeltetési költségek akkor térülnek meg a legjobban, ha az adott programot sokszor tudjuk futtatni, ezért kívánatos, hogy a folyamat ismétlődjön (például online kereskedelemben rendelésfeldolgozással napi szinten kell foglalkozni) és minél nagyobb legyen a tranzakciószám (500 darab nem teljesíthető rendelés feldolgozása nyilván tovább tart, mint 50 darabé), hiszen a robot futásidejét érdemes maximalizálni.
A szoftverrobot csak szabályalapú folyamatokat tud végrehajtani. Ha nem tudjuk a munkavégzést formális szabályokkal leírni, akkor nem lehet programot sem írni rá. Ha jól szabályozott a folyamat és egyszerű „if then” döntéseken kívül komplexebb döntéshozatalt nem igényel, akkor be lehet rá programozni a szoftverrobot.
További információt és hasznos szakmai cikkeket talál a szoftverrobotokról weblapunkon, illetve fel is veheti velünk a kapcsolatot.
Mit nyerhetünk?
A szoftverrobotok segítségével komoly fejlődést lehet elérni a hatékonyság és eredményesség terén. A szoftverrobotok ki tudják váltani a manuális emberi munka egy részét. Megfigyeléseink alapján a monoton manuális munkát 2-3-szor gyorsabban végzik az embernél, és nem vétenek hibát. Továbbá 24 órában az év 365 napján tudnak pótlék és betegség nélkül dolgozni, ráadásul a vírusoktól sem félnek.
Költséghatékony megoldást adnak a szezonális csúcsidő-menedzsmentre, azaz szoftverrobotokkal lehet kezelni az olyan időszakokat (például karácsony), amikor hirtelen megnő a munkaerőigény. (Vagy ezzel ekvivalensen, amikor lecsökken a munkaerő-kapacitás, például az influenzaszezon miatt.) Ilyen helyzetekben a klasszikus megoldás a jelenlegi munkaerő túlóráztatása, új munkaerő toborzása, illetve munkaerő kölcsönzés. Ezeknél az RPA olcsóbb megoldást nyújt, hiszen, ha karácsonykor nem 500 db, hanem 5000 db nem teljesíthető rendelést kell feldolgozni, akkor a szoftverrobot nem 1 órát, hanem 10 órát fut és még akkor is marad 14 óra futásidő arra a napra.
Javítja a szervezeti tanulást és így a szervezet túlélőképességét. Nem történhet meg, hogy ha kiesik egy munkatárs, akkor nem tudnak elvégezni egy feladatot vagy ugyanaz a feladat lényegesen különböző minőségű eredményt hoz, csak azért, mert más végzi el. Nem csak azért, mert a szoftverrobot nem betegedik meg, hanem azért is, mert az RPA implementáció egy értékes mellékterméke, hogy az üzleti folyamataink dokumentáltak és szabályozottak lesznek, amik az automatizáción kívül a folyamat fejlesztést és az erőforrás allokációt is segítik.
Sok szervezet most szembesült azzal, hogy a digitálisan éretlen a folyamatok milyen kockázatokat hordoznak magukban. Ha digitalizált egy folyamat, akkor távolról is el lehet végezni, és így nem történhet az meg, hogy a pénzügyi napi folyamatok (például kifizetések) nem történnek meg azért, mert csak egy ügyintéző tartózkodhat bent az irodában és nem tudja elvégezni több ember munkáját.
Ha digitálisan érett egy szervezet, és azon belül egy folyamat, akkor az automatizáció is nagyobb eséllyel valósítható meg, ami szintén hozzájárul az üzletmenet folytonosság-fenntartásához.
Mivel az RPA egy nem invazív technológia, és viszonylag alacsony az implementációs költség, ezért rugalmasan és gyorsan alakítható a külső környezethez. Egy nagy magyar banknak például nem volt túl sok ideje a hitelfizetési moratórium bevezetésére, komplex üzleti folyamatokat kellett átalakítaniuk, de egy hét alatt implementálták azt az RPA megoldást, ami biztosította a moratóriummal kapcsolatos adatközlési kötelezettség szabályos teljesítését.
