A NAV online adatszolgáltatás nem teher, inkább lehetőség (x)
Valószínűleg ma már senkinek sem ismeretlen a NAV online adatszolgáltatás fogalma, pedig 2018-ig csak a legtájékozottabbak tudták, hogy ez mit is takar. Aztán 2018. július 1-től alig három év alatt beépült a magyar üzleti életbe.
Először csak azokat a számlákat kellett elektronikusan beküldeni a NAV-nak, ahol az áfa értéke elérte a 100 ezer forintot, aztán jött két kisebb változtatás 2019-ben, majd egy jelentős módosítás 2020-ban. Most, 2021-ben már az ötödik változat lép életbe, ahol azonnal a kiállítás után megmutatjuk az összes kiállított számlánk teljes tartalmát az adóhatóságnak. Valószínűleg senkit sem fog meglepni, amikor eljön a hatodik, hetedik változat is. A változás folyamatos és jelentős, minden egy irányba, a teljes átláthatóság felé vezet. 2020 áprilisától már számláink minden információja felkerül a NAV felhőjébe; ez többletfeladatot, olykor bosszúságot okoz azoknak, akik számlát állítanak ki.
E témában az Ixenit Kft. szakemberei válaszolnak a legfontosabb felvetődő kérdésekre:
Gyakran változik a NAV-adatszolgáltatás, és várhatóan ez még folytatódni is fog. Ez tényleg hatalmas feladat a vállalkozások számára?
A NAV valóban folyamatosan bővíti az adatszolgáltatási kötelezettséghez kapcsolódó elvárásait, egyre több információt kell átadni az adóhatóságnak. A számlák kiállításakor a számlaadatokat egy megadott struktúrában, különböző kódolási és titkosítási algoritmusokat alkalmazva kell eljuttatni egy titkosított csatornán keresztül a NAV szervereire, és tudni kell fogadni a visszajelzést a feltöltés sikerességéről vagy az esetleges adatszolgáltatási hibáról. Nem kell gyakorlott informatikusnak lennünk ahhoz, hogy észrevegyük, ez nem a számlát kiállító munkatársunk problémája, hanem egy tisztán informatikai feladat, melyet annak a rendszernek kell automatikusan elvégeznie, amellyel a számláinkat kiállítjuk. Ezt a feladatot észrevétlenül kell elvégeznie az egyszerűbb számlázóprogramoknak is, de az összetettebb, teljes irodai folyamatokat támogató rendszerek esetében ennél nagyobb elvárásaink is lehetnek a NAV adatszolgáltatásban rejlő lehetőségek kiaknázásával kapcsolatban.
Számlázóprogram vagy komplex ügyviteltámogatás?
A legtöbb mikro- és kisvállalkozás egyszerű számlázóprogramot használ, mivel az ő ügyviteli folyamataik kevésbé kívánnak meg összetettebb informatikai támogatást; havi néhány számla kiállítása és ezek eljuttassa a vevőkhöz és könyvelőhöz nem igényel komolyabb informatikai rendszert.
A nagyobb forgalmat bonyolító, több ügyféllel és partnerrel rendelkező vállalatok irodai szervezettsége lényegesen összetettebb egy kisvállalaténál. Egy modern, a jelenkor informatikai fejlődését, és az ebben rejlő lehetőségeket kihasználó vállalatnak már régen meg kellett haladnia a számlázóprogramok használatát. Az, aki halad az informatika fejlődésével és 21. századi irodát működtet, nem számlázóprogramban gondolkodik, hanem az irodai folyamatok teljeskörű támogatásában.
Ezek szerint a számla is egy összetett munkafolyamat részének tekinthető?
Egy számlán csak és kizárólag adatokkal találkozunk. A már említett komplex ügyviteltámogatás az adatok megfelelő felhasználásán alapul.
Mi történik egy számla kiállításakor? Adatokat állítunk össze egy megfelelő struktúrában és küldjük ki azt az ügyfeleinknek jó esetben e-mailen, vagy még jobb esetben egy ellenőrzött ügyfélfiókon keresztül, az átvételt elektronikusan igazolva. Hasonló módon fogadjuk be a számlákat is. Adatokat küldünk és kapunk, ezeket az adatokat digitalizálva adjuk át a NAV-nak, vagy kihasználva azt, hogy a nekünk kiállított számlák adatait a szállítóinknak is digitálisan fel kell tölteniük a NAV-nak, lekérdezzük onnan.
Itt már kezd körvonalazódni az igazi különbség a számlázó- és a számlafeldolgozó rendszer között. A számlákat elektronikusan iktatjuk, a belső folyamataink alapján kialakított workflow-k segítségével digitálisan engedélyezzük, vagy igazoljuk le azokat. Logisztikai rendszerek használata esetén a NAV-tól lekérdezett szállítói számlákon szereplő mennyiségeket és árakat digitálisan ellenőrizhetjük, majd összevethetjük a nem szolgáltatási számlák tartalmának tényleges betárolását. Végül a szállító adatainak pontos ismeretében akár kontírozva adhatjuk fel az adatokat a főkönyvnek.
A folyamat végén elektronikusan irattározhatjuk ezeket, és megfelelő hitelesítéssel hivatalos dokumentumként tárolhatjuk, hogy szükség esetén néhány percen belül előkereshessük és használhassuk azokat. Elfelejthetjük a papírraktárakat és a hosszadalmas iratkeresést egyaránt.
Természetesen a modern ügyviteltámogató rendszerekkel nemcsak a számlák digitális feldolgozását végezhetjük el, hanem minden dokumentumét, amely a vállalat működése során keletkezik. Ebből jól láthatjuk, hogy a teljeskörű támogatás és a papírmentes iroda már nem megvalósíthatatlan, hanem a NAV-adatszolgáltatás 2020-as fejlesztésével valósággá válhat.
Beépíthetők az automatizálási lehetőségek a vállalatok napi munkafolyamataiba?
Ugyan az emberi munkaerőt és gondolkodást semmi sem tudja teljesen pótolni, viszont a digitálisan rendelkezésünkre álló adathalmazzal úgy érdemes sáfárkodnunk, hogy annak felhasználásával a lehető legjobban automatizáljuk az adatrögzítést- és feldolgozást. Folyamataink ezáltal gyorsabbak, ellenőrzöttebbek lesznek, és minimálisra tudjuk csökkenteni a hibázási lehetőségeket, arról nem is beszélve, hogy az információ idő- és helyfüggetlenné válása egyre gördülékenyebbé és minőségibbé teszi a munkavégzést.
Az Ixenit Kft. közel 20 éves tapasztalattal bír a közép- és nagyvállalati ERP rendszerek bevezetése terén, felismertük a számlafeldolgozásban rejlő innovatív lehetőséget, és eZóna néven beépítettük az ERP megoldásainkba.
Bármennyire is meglepő, ez a folyamat ugyanúgy tud működni a legegyszerűbb és a legbonyolultabb vállalatirányítási rendszer használata esetén is, hiszen a folyamatot a rendszertől függetlenül, de azzal integráltan működő ügyviteltámogató rendszer segítségével hajtjuk végre, a kisebb rendszerek hiányosságait pótolva, a nagyok robusztusságát rugalmassággal kiegészítve.
Természetesen a feladat komplexitása miatt az ilyen rendszereket készítő vállalatok részéről megfelelő szakértelem szükséges, egyrészt az ügyvitelt érintő folyamatok, másrészt az ERP rendszerek területén, mert enélkül nem fogjuk tudni megfelelően összerakni az ERP és az ügyvitel támogatás puzzle darabjait.
A NAV „segítségével” fogjuk modernizálni az ügyviteli folyamatokat?
Megállapíthatjuk, hogy a NAV-adatszolgáltatásban rejlő potenciálisan felhasználható adathalmaz – megfelelő hozzáértéssel kiegészítve – elvezethet minket az irodai munka modernizációjához.
Akkor még nem is beszéltünk arról, hogy elsőre talán fel sem tudjuk mérni, hogy mekkora adattömeg áll rendelkezésünkre egy ilyen ügyviteltámogató rendszerben, amit észszerűen felhasználva elemzésekre, kontrolling riportokra vagy akár döntéshozatal-támogatásra is fel tudunk használni.
A NAV-adatszolgáltatás egyébként rejt még magában további lehetőséget az elektronikus számlázás, a hitelesítés és az archiválás területén is, ezért azt bátran kijelenthetjük, hogy ez nem teher, hanem hatalmas esély a modernizációra.
